LA ORGANIZACIÓN

Es importante definir la forma en que la Unidad de Informática deberá organizarse para que pueda ejercer su función en la forma más eficiente. Aquí se debe tener cuidado, de que esta debe obedecer sólo a una necesidad real derivada tal vez de un incremento en la demanda del servicio o a cambios tecnológicos propios del área. La reducción de la organización también puede llegar a determinarse por un comportamiento inverso de la demanda o a los mismos avances tecnológicos.

Siempre es más seguro administrar lo necesario, que inventar funciones para justificar una estructura orgánica que no es la requerida.

Por la función que desempeñan las Unidades de Informática dentro de las empresas es recomendable que se unifiquen a nivel de staff dentro de su organización. Ello es para no favorecer predominantemente a alguna área en particular y por el contrario, que exista un beneficio equilibrado.

ADMINISTRACIÓN  DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

La Dirección

Esta parte de la administración no es menos importante que las demás y está estrechamente relacionada con todas ellas, ya que en la función de dirección se concentra la mayor responsabilidad para lograr el éxito del ejercicio de la función informática.

El responsable de dirigir este ejercicio, además de cumplir con los requisitos descritos en el punto anterior, debe ser capaz de conducir adecuadamente el desempeño de sus subordinados, No hay que olvidar que el recurso humano es el elemento más importante dentro de la organización, por lo que para su conducción se requiere de habilidades especiales como pueden ser:

• El seleccionar a la persona adecuada para el puesto.


• Motivar al personal para que en el desempeño de su trabajo logre su realización profesional y como ser humano, contribuyendo con ello al logro del objetivo de la empresa.

Esto es posible lograrlo mediante un trato respetuoso, una participación activa en la elaboración y en la difusión de los planes y programas de trabajo, un sistema que permita reconocer su desempeño, un programa de adiestramiento y capacitación, así como la utilización de algunas dinámicas de integración de grupos de trabajo, entre otras cosas.

Formar al personal que a futuro pudiera ocupar los puestos vacantes de nivel superior, cuidando con ello que no existan personas indispensables, ya que lamentablemente la dinámica de las Unidades de Informática hace difícil el arraigo de las gentes.

La conducción de la actividad humana exige que el responsable sea capaz de entender que cada persona es única en su forma de ser, por lo que debe respetar su individualidad y hacer lo posible por conocerlo en forma particular. Es por ello que la dirección eficiente se logra cuando se es lo suficientemente hábil para conducir de manera especial a cada individuo.

En este desempeño el Director debe de actuar como psicólogo, padre, amigo y jefe.

ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

En este artículo el autor pretende exponer breve mente algunos elementos de administración que sirven de apoyo a aquellas persona que con formación técnica pueden llegar a ejercer la función informática.

Esta parte de la administración representa la mayor demanda de procedimientos y métodos, pues de un adecuado control de la actividad depende el conocimiento confiable de los logros, la forma de llegar a ello, su costo y, en su caso, la identificación de las desviaciones y sus causas, que pudieran poner en riesgo las consecución de los objetivos fijados.

Algunas metodologías y procedimientos que hacen posible un adecuado control en el ejercicio de la función informática son las siguientes: - sin jerarquizar su importancia ya que son igualmente convenientes pues cumplen objetivos diferentes -.

Agenda de trabajo. Es importante registrar diariamente, sistemáticamente las actividades y compromisos programados y no programados. No es conveniente confiar demasiado en nuestra memoria. Por lo tanto, un buen administrador debe auxiliarse de una agenda para su trabajo diario, ya que además de servirle éstos de programa diario, le permite registrar eventos importantes no programados que probablemente a futuro tenga necesidad de consultar.

Reporte único de actividades no rutinarias. Para asegurar el cumplimiento de los programas de trabajo orientados a alcanzar las metas propuestas, es importante programar las actividades necesarias identificándolas claramente, y señalando el o los responsables de ejecutarlas así como el avance comprometido.

Este procedimiento permite además de lo anterior, registrar el avance real e identificar las causa que originaron desviaciones al programa.

Es muy común que en cualquier organización se requiera conocer en cualquier momento el estado que guardan los planes y programas de trabajo, haciéndose necesario para ello, formatos diversos que contienen en esencia la misma información. El utilizar este procedimiento asegura, entre otras cosas, oportunidad y consistencia de la información que se proporciona.

Utilización del servicio. Esta metodología permite obtener reportes periódicos clasificados en diferentes formas que sirven de indicadores para evaluar el grado de utilización y el costo de los bienes informáticos. Esto se hace con la finalidad de utilizar de la mejor manera dichos bienes y detectar las causas que han afectado el servicio formal. También sirven para saber si estos bienes están siendo suficientes y adecuados para atender las necesidades planteadas.

Niveles de servicio. Cuando las Unidades de Informática atienden a una cantidad de usuarios considerable, es importante celebrar acuerdos con ellos, mediante los cuales se definan las características de los servicios requeridos en cuanto a cantidad, frecuencia, tiempo de respuesta, etc., con la finalidad de que los usuarios estén conscientes de lo que realmente es factible recibir de la Unidad de Informática, evitando con ello inconformidades o malos entendidos.

Manejo de Problemas. Cuando las Unidades de Informática adquieren cierta magnitud como consecuencia casi lógica de su desarrollo, el número, diversidad y complejidad de los problemas que se le presentan, tanto a los usuarios como a los propios prestadores de servicios, se ven en orden creciente, y en ocasiones existe incertidumbre de a quién se le debe reportar y si realmente quien recibe el reporte será capaz de resolverlos en forma eficiente.

Es por ello que se hace conveniente la creación de una Unidad que se encargue de recibir el reporte de los problemas técnicos relacionados con el área de informática, siendo ésta el medio único para hacerlo.

Esta Unidad debe registrar tales problemas, canalizarlos para su atención y hacerles un seguimiento hasta que se resuelven dejando constancia de la forma como se logró para que en caso de recurrencia se puedan atender de forma más rápida.

Control de Cambios. Los cambios dentro del ambiente normal de trabajo del área de informática son muy frecuentes, debido entre otras cosas a la propia dinámica de desarrollo de ésta área.

Es muy importante tener un control adecuado de los cambios necesarios a realizar, sean de tipo físico, lógico, humano o de procedimiento. Ello con la finalidad de prever las consecuencias que tendrá el realizarlos, preparando lo necesario en caso de que el cambio no llegara a tener éxito.

Inventario de recursos físicos. Desde que se recibe cualquier equipo, sin importar su procedencia (compra, donación, renta o préstamo), se debe poner especial cuidado en su control, registrándole en una base de datos que nos permita en cualquier momento conocer, tal vez, su costo de compra, fecha de recepción, número de serie, características, usuario directo, período de garantía, proveedor, etcétera.

Inventario de Recursos Lógicos (Programo-teca). Indiscutible-mente, el desarrollo de los recursos lógicos (software) representa en muchos casos un costo importante, debido a que éstos se relacionan directamente con el costo de los recursos humanos, que representan normalmente el mayor porcentaje de los costos de operación de una empresa.

Por ello, es muy recomendable que se lleve un inventario de software desarrollado para evitar redundancias y atender de manera casi inmediata algunos requerimientos, basándose en lo ya existente.

Seguro contra siniestros. Dado el alto costo que representa la adquisición de los bienes informáticos, sus instalaciones y principalmente los sistemas de información, así como la propia información, resulta imprescindible la contratación de una póliza de seguros contra ciertos riesgos, ya que como el caso de la información, ésta puede llegar a tener un valor incalculable.

Sin embargo, en el desafortunado caso de un siniestro, al menos se debe contar con la posibilidad de recuperar los bienes materiales para poder reconstruir el ambiente de trabajo. Esto se relaciona directamente con los planes de recuperación para casos de desastre, donde se preven las medidas necesarias para disminuir el impacto de un siniestro, contando por ejemplo con archivos duplicados, resguardados en diferentes sitios.

Lo expuesto anteriormente es válido tanto para Unidades de Informática de reciente creación, como para aquellas que ya han iniciado con anterioridad sus operaciones; sólo que en el segundo caso no se parte de cero, sino que se deben hacer los ajustes necesarios a todos los elementos de administración planteadas por parte de los usuarios actuales y potenciales